THEME: LES COMPETENCES D’UNE SECRETAIRE /ASSISTANTE DE DIRECTION
Une compétence professionnelle est une capacité ou une aptitude à mettre en œuvre dans un poste de travail afin de répondre correctement aux attentes de l’employeur et de l’entreprise. Les compétences peuvent être techniques ou relationnelles. Dans notre cas, nous allons nous intéresser aux compétences que doit avoir une secrétaire ou une assistante de direction.
En effet, les compétences en tant que secrétaire de direction peuvent aider à améliorer la productivité au bureau et renforcer les relations de travail.
Comme compétence technique d’une secrétaire / assistante de direction, nous avons:
- La maîtrise des outils de bureautique: Il s’agit de la compétence principale requise pour ce poste. Une bonne secrétaire doit être capable de connaitre parfaitement son ordinateur, ses imprimantes et les logiciels comme Word, Excel, Publisher et Powerpoint.
- Les compétences administratives et rédactionnelles: C’est la capacité de prise rapide des notes, la programmation des réunions de l’entreprise. Elles vont de la saisie des documents administratifs à la rédaction de comptes rendus. La secrétaire est obligée d’avoir de solides aptitudes rédactionnelles, une bonne expression écrite, une grammaire irréprochable.
- La gestion du courrier ordinaire et électronique: Elle consiste à maîtriser la gestion de la quantité de courriers entrants et sortants et notamment d’y répondre en les classant.
Comme compétences relationnelles:
- La communication: Une secrétaire est le premier contact entre les clients elle représente la vitrine de l’entreprise. Il est donc important que chaque client puisse être satisfait de l’accueil. Elle doit savoir écouter, parler clairement,…
- La gestion du temps: Une bonne secrétaire doit savoir gérer le temps qui lui est imparti sans stress, ceci malgré la pression et prioriser essentiellement les tâches à elle confiées.
- Le professionnalisme: Il s’agit en effet de respecter les règles de l’entreprise, d’avoir le sens de l’organisation et de traiter les collègues, les clients et la hiérarchie avec respect.
- L’esprit d’équipe: Le métier de secrétaire requiert une dose d’autonomie mais aussi de savoir travailler en équipe. Dans tous les cas, Une bonne entente et une communication efficace entre les différents employés d’une entreprise favorisera un environnement de travail sain et équilibré.
- La discrétion: Elle reste et demeure un trait essentiel pour exercer le métier de secrétaire de direction.
Qu’il s’agisse de compétences techniques ou relationnelles, une secrétaire doit être surtout polyvalente afin de répondre aux attentes de toute entreprise qui l’emploie.
Merline DJIATSA
Sécrétaire d’Avocats